Krankmeldung - So melden Sie sich krank

Checkliste: Die wichtigsten Schritte zur richtigen Krankmeldung

Wer sich ordnungsgemäß krankmelden möchte, muss ein paar wichtige Regeln beachten:

1. Information des Arbeitgebers

Sobald der Arbeitnehmer bemerkt, dass er aufgrund seiner Krankheit nicht mehr in der Lage ist, seiner regulären Arbeit wie sonst nachzugehen, hat er seinen Arbeitgeber von seiner Arbeitsunfähigkeit sowie deren voraussichtlicher Dauer in Kenntnis zu setzen (Anzeigepflicht). Dieser Pflicht muss der Arbeitnehmer unverzüglich nachkommen und den Arbeitgeber informieren.

2. Arztbesuch und Attest

Bei Erkrankungen, die nicht länger als drei Kalendertage andauern, genügt es grundsätzlich, wenn der Arbeitnehmer seiner Anzeigepflicht (Schritt 1) nachkommt. Eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (Krankenschein oder AU-Bescheinigung) muss erst am vierten Kalendertag vorliegen, so dass ein Arztbesuch bei leichteren und kurzen Erkrankungen noch nicht am ersten Krankheitstag notwendig ist.

Allerdings ist der Arbeitgeber berechtigt, bereits am ersten Tag der Erkrankung die Vorlage des ärztlichen Attests zu verlangen. Derartige Regelungen können im Arbeitsvertrag enthalten sein. In diesem Fall ist der Arbeitnehmer verpflichtet, einen Arzt aufzusuchen und sich eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ausstellen zu lassen, nachdem er die Krankheit bei seinem Arbeitgeber angezeigt hat (Schritt 1).

3. Arzt informiert die Krankenkasse

Von der Arbeitsunfähigkeit muss die Krankenkasse des Versicherten informiert werden, denn sie zahlt bei einer länger als sechs Wochen andauernden Erkrankung das Krankengeld.
Der Krankenschein wird auf elektronischem Wege von dem behandelnden Arzt an die Krankenkasse übermittelt. Hierfür wird die sogenannte Telematikinfrastruktur (TI) genutzt, die verschiedenen Akteure im Gesundheitswesen (Ärzte, Zahnärzte, Psychotherapeuten, Krankenhäuser, Apotheken und Krankenkassen) miteinander vernetzt.

Eine AU-Bescheinigung in Papierform für die Kasse und die Einreichung durch den Versicherten ist damit entbehrlich geworden.

4. Krankenschein beim Arbeitgeber vorlegen

Nach dem Arztbesuch muss der Arbeitnehmer die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bei seinem Arbeitgeber vorlegen. Dies genügt am vierten Kalendertag, es sei denn, der Arbeitgeber verlangt die Vorlage der Krankschreibung bereits am ersten Krankheitstag. Wichtig ist, die ärztliche Bescheinigung bei der zuständigen Person bzw. Abteilung einzureichen.

Künftig soll die Weiterleitung des Krankenscheins an den Arbeitgeber ebenfalls digital erfolgen. Hierfür werden die Krankenkassen dem Arbeitgeber die Daten zur Arbeitsunfähigkeit elektronisch zur Verfügung stellen. Die Einführung dieser Digitalisierungsmaßnahme ist angesichts fehlender Technik bereits mehrfach verschoben worden. Zuletzt wurde die Pilotphase bis zum 31. Dezember 2022 verlängert und der Starttermin damit ins Jahr 2023 verschoben.

5. Folgebescheinigung

Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger an, als zunächst bescheinigt wurde, muss der Arbeitgeber hiervon informiert und rechtzeitig ein Arzt aufgesucht werden, der eine Folgebescheinigung ausstellt. Diese ist wiederum beim Arbeitgeber einzureichen; die Krankenkasse wird durch den Arzt in Kenntnis gesetzt. Arbeitnehmer sollten dabei auf eine lückenlose Krankschreibung achten. Endet die Krankschreibung, müssen sich Arbeitnehmer bei fortbestehender Arbeitsunfähigkeit spätestens am nächsten (Werk-) Tag eine Folgebescheinigung ausstellen lassen. Andernfalls riskieren sie ihren Anspruch auf vollständige Entgeltfortzahlung bzw. auf Krankengeldzahlung und zudem noch eine Abmahnung.

 

Die 5 wichtigsten Fragen

Alle wichtigen Fragen zum Thema Krankmeldung in Kürze und auf einen Blick:

1. Ab wann ist eine Krankmeldung gegenüber dem Arbeitgeber erforderlich?

Eine Pflicht zur Krankmeldung gegenüber dem Arbeitgeber regelt § 5 Abs. 1 S. 1 Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG): Danach hat der Arbeitnehmer seinen Arbeitgeber „unverzüglich“ von der Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtlicher Dauer zu informieren. Arbeitnehmer sollten ihren Arbeitgeber daher bereits am ersten Tag der Krankheit und noch vor Arbeitsbeginn von der Erkrankung in Kenntnis setzen (Anzeigepflicht).
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Diese Anzeigepflicht gilt auch für Arbeitnehmer, die im Urlaub erkranken und sich diese Krankheitstage „gutschreiben“ lassen wollen.
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2. Wie hat die Krankmeldung gegenüber dem Arbeitgeber zu erfolgen?

Eine Form ist für die Mitteilung der Krankmeldung nicht gesetzlich vorgeschrieben. Der Arbeitnehmer kann sich daher verschiedener Kommunikationswege bedienen, zum Beispiel:

• Telefon
• Fax
• E-Mail
• SMS
• Übermittlung durch einen Dritten (Arbeitskollege, andere Mitarbeiter, Familienangehöriger etc.)

Dabei sollten Arbeitnehmer jedoch bedenken, dass ihre Krankmeldung den Chef auch tatsächlich und zeitnah erreichen sollte, sodass der Arbeitgeber rechtzeitig informiert wird. Aus diesem Grund scheidet eine bloße Krankmeldung auf postalischem Weg regelmäßig aus.

3. Wann muss die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung beim Arbeitgeber vorgelegt werden?
Können Arbeitgeber eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ab dem ersten Krankheitstag fordern?

Von der Anzeigepflicht zu unterscheiden ist die Frage der Nachweispflicht, also ab wann dem Arbeitgeber ein entsprechender Nachweis über die Erkrankung vorgelegt werden muss.

Nach der gesetzlichen Regelung ist eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung am vierten Kalendertag der Erkrankung bei dem Arbeitgeber vorzulegen. Dauert die Erkrankung nicht länger als drei Tage an, ist eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung folglich nicht zwingend erforderlich (§ 5 Abs. 1 S. 2 EFZG).

Allerdings steht dem Arbeitgeber das Recht zu, die Vorlage der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung auch schon früher zu verlangen (§ 5 Abs. 1 S. 3 EFZG). Eine solche Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer kann durch Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag getroffen werden. Folglich ist der Arbeitgeber berechtigt, eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung schon für den ersten, zweiten oder dritten Krankheitstag zu fordern und der Arbeitnehmer entsprechend zur Vorlage verpflichtet.
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4. Muss der Arbeitgeber über die Art der Erkrankung informiert werden bzw. darf er danach fragen?

Grundsätzlich muss der erkrankte Arbeitnehmer gegenüber seinem Arbeitgeber nicht angeben, an welcher Krankheit er leidet, auch nicht auf gesonderte Nachfrage des Arbeitgebers.

Eine Ausnahme hiervon gilt, wenn sich die Erkrankung betrieblich auswirken kann, etwa auf den Arbeitsplatz oder Arbeitsabläufe. Beispielsweise bei Krankheiten mit besonders hoher Ansteckungsgefahr trifft den Arbeitnehmer die Pflicht, seinen Arbeitgeber hiervon in Kenntnis zu setzen, damit dieser entsprechende Schutzmaßnahmen im Unternehmen zugunsten anderer Mitarbeiter ergreifen kann.
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5. Wie wird die Krankenkasse von der Arbeitsunfähigkeit informiert?

Von der Arbeitsunfähigkeit muss neben dem Chef auch die gesetzliche Krankenkasse Kenntnis erlangen. Hintergrund ist, dass die Krankenkasse dem Versicherten Krankengeld zahlt, sollte die Erkrankung länger als sechs Wochen andauern.

Daher muss auch die Krankenkasse ein Exemplar der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erhalten. Spätestens seit 1. Januar 2022 übermittelt der behandelnde Arzt die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung auf digitalem Wege an die Krankenkasse. Anders als zuvor muss der Versicherte seinen Krankenschein also nicht mehr selbst bei seiner Krankenkasse einreichen.

Die Einführung der sogenannten elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) war ursprünglich für einen früheren Zeitpunkt vorgesehen. Da die erforderliche Technik allerdings nicht rechtzeitig flächendeckend verfügbar war, wurde der Start schließlich verschoben. Seit 1. Oktober 2021 galt eine Übergangsfrist für die Umstellung, seit Jahresanfang 2022 ist die elektronische Übermittlung verpflichtend.

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Krankmeldung aktuell – Was ändert sich im Jahr 2022?

Der „gelbe Schein“ wird schrittweise abgeschafft. Mit zwei verschiedenen Gesetzesentwürfen wird das Verfahren zur Krankmeldung gegenüber der Krankenkasse und dem Arbeitgeber für gesetzlich Versicherte ab 2021/2022 digitalisiert. Damit hat die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform (weitgehend) ausgedient.

 

Digitale Übermittlung vom Arzt an die Krankenkasse

In einem ersten Schritt wird die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung durch ein einheitliches Verfahren digital von dem behandelnden Arzt an die Krankenkasse des Versicherten übermittelt werden. Das von Bundesgesundheitsminister Jens Spahn (CDU) auf den Weg gebrachte Terminservice- und Versorgungsgesetz (TSVG), welches im Mai 2019 in Kraft getreten ist, sieht hierfür die Nutzung von Telematikinfrastruktur (TI) vor.

Ursprünglich war die Einführung dieser Digitalisierungsmaßnahme für den 1. Januar 2021 vorgesehen. Da die dafür notwendige Technik nicht rechtzeitig flächendeckend verfügbar ist, wurde der Termin zum Start der digitalen Krankmeldung auf den 1. Oktober 2021 verschoben. Schließlich wurde der Pflichttermin ein weiteres mal verlegt -auf den 1. Januar 2022.

Für Versicherte bringt diese Änderung einen wichtigen Vorteil: Nicht mehr sie, sondern die Ärzte, Krankenhäuser und Reha-Einrichtungen sind verpflichtet, die Arbeitsunfähigkeit bei der Krankenkasse zu melden.

 

Elektronische AU-Bescheinigung für Arbeitgeber

Eine Erweiterung erfährt die digitale Krankmeldung in einem zweiten Schritt durch das Dritte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG III) von Bundeswirtschaftsminister Peter Altmaier (CDU): In Zukunft sollen auch die Arbeitgeber auf digitalem Wege von der Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers in Kenntnis gesetzt werden. Zuständig hierfür sind allerdings nicht die Ärzte, sondern die Krankenkassen.

Vorgesehen ist, dass die Krankenkassen, nachdem sie vom Arzt informiert wurden, dem Arbeitgeber die notwendigen Daten in elektronischer Form bereitstellen. Über das Entgeltabrechnungsprogramm können Arbeitgeber die Krankheitsmeldung anschließend abrufen.
Dabei erhält der Arbeitgeber, wie auch bisher, nur bestimmte Informationen zur Arbeitsunfähigkeit:

• Name des Versicherten
• Beginn und voraussichtliches Ende der Arbeitsunfähigkeit
• Datum der Ausstellung der AU-Bescheinigung
• Kennzeichnung Erst- oder Folgemeldung

Anders als die Krankenkasse wird der Arbeitgeber weiterhin nicht über die genaue Diagnose seines Arbeitnehmers unterrichtet.

Als Termin für den Versand der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) von den Krankenkassen an die Arbeitgeber war eigentlich der 1. Januar 2022 vorgesehen, doch auch dieser Termin ist aufgrund von Verzögerungen der Technik nach hinten verlegt worden. Zwischenzeitlich war der 1. Juli 2022 als Starttermin vorgesehen. Im Februar 2022 wurde abermals eine Verschiebung beschlossen. Demnach wurde die seit Jahresanfang 2022 laufende Pilotphase, in deren Rahmen alle Arbeitgeber den elektronischen Abruf seither testen können, bis zum 31. Dezember 2022 verlängert. Mit (verpflichtender) Einführung des elektronischen Abrufverfahrens ist deshalb frühestens ab Jahresanfang 2023 zu rechnen.

 

Was Arbeitnehmer künftig beachten sollten

Für Versicherte erübrigt sich mit den gesetzlichen Änderungen die Einreichung eines Krankenscheins in Papierform sowohl bei der Krankenkasse (ab Januar 2022) als auch beim Arbeitgeber (voraussichtlich ab 2023).

Aber Achtung: Die Pflicht des Arbeitnehmers, seinem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit anzuzeigen (Anzeigepflicht), gilt auch weiterhin. Mit der neuen gesetzlichen Regelung ändert sich lediglich die Nachweispflicht der Arbeitnehmer.

Für gesetzlich versicherte Arbeitnehmer ist es auch künftig wichtig, sich rechtzeitig bei einem Arzt vorzustellen, um die Arbeitsunfähigkeit feststellen zu lassen, damit sie ihren Anspruch auf Entgeltfortzahlung (§ 3 EFZG) bzw. Krankengeld nicht verlieren.

Tipp: Arbeitnehmer sollten sich in Zukunft trotzdem von ihrem Arzt eine schriftliche AU-Bescheinigung ausstellen lassen, die die für den Arbeitgeber erforderlichen Daten enthält. Sollte es zum Streit über die Arbeitsunfähigkeit zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer kommen, dient diese als wichtiges Beweismittel.

Zu beachten ist außerdem, dass das elektronische Übermittlungsverfahren zwischen Krankenkasse und Arbeitgeber nicht für geringfügig Beschäftigte in Privathaushalten eingreift. Für sie bleibt es bei der Pflicht zur Vorlage einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung beim Arbeitgeber. Gleiches gilt, falls die Arbeitsunfähigkeit durch Ärzte festgestellt wird, die keine Vertragsärzte sind, also insbesondere Privatärzte oder Ärzte im Ausland.